Relevância do GED – gerenciamento eletrônico de documentos nas empresas

Abstract

Desperdícios de papel, mão-de-obra e tempo são pontos que podem ser revisados e solucionados nas empresas, desde o surgimento do sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Desta forma, o documento deixa de ter sua forma física e material, e passa a exercer a forma digital ou eletrônica. Isso acontece a partir da desmaterialização do documento, ou seja, com a digitalização do mesmo. Este trabalho busca identificar a relevância dos benefícios e a economia que o sistema citado proporciona as empresas, e a forma em como isso acontece. Para e elaboração da pesquisa foram utilizados dados fornecidos pela empresa Multicópias Comércio e Serviços Ltda. Este trabalho apresenta de forma geral, técnicas e métodos convencionais utilizados na empresa contrastando com os métodos e técnicas aprimoradas aderindo-se ao sistema GED. Com a pesquisa observou-se que no método tradicional a empresa precisa dispor de um espaço grande para arquivar seus documentos, tempo para organizá-los de forma que quando requisitados sejam fáceis e rápidos em encontra-los. Com a implantação do sistema a empresa passou a desfrutar de benefícios como agilidade na busca do documento específico e liberação de espaço físico que antes eram ocupados pelo arquivo na forma material. A empresa confirma os benefícios e a economia relatando que antes levava em média 1 a 2 horas para localizar uma nota fiscal dependendo do seu período de emissão. Após a implantação do sistema leva-se menos que 2 minutos. Outro relato que confirma as vantagens do sistema citado pela empresa, é o fato de que documentos em que por lei não exige-se sua originalidade para comprovação de sua existência, houve seu descarte, liberando espaço físico para novas instalações, dentre outros relatos citados pela empresa Multicópias, com relação a outros fatores como mão-de-obra e consumo de papel.