Análise e organização do arquivo da empresa Protol Projetos de Engenharia e Consultoria Ltda

Abstract

Arquivos são conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas e privadas, no decorrer de suas atividades. Os documentos que compõem o arquivo devem ser preservados, pois muitas vezes possuem informações importantes que comprovam algo. A principal função de um arquivo é tornar as informações disponíveis de forma clara e rápida. Sendo assim, este relatório apresenta como tema central, o método de arquivamento da empresa Protol Projetos de Engenharia e Consultoria, o qual visa, como objetivos, analisar os arquivos ativos e inativos; levantar as condições físicas, equipamentos utilizados e identificar o método correto para o arquivamento. A empresa não utiliza um método correto de armazenamento de documento, por isso, surgiu a necessidade de realizar uma análise minuciosa dos documentos existentes, a fim de aplicar um método de arquivo, organizar a sala de arquivos, e os espaços ocupados, com o intuito de aperfeiçoar espaços para o arquivamento de novos clientes. Para a realização destes estudos, foram realizadas uma pesquisa bibliográfica e documental, a partir de um diagnóstico geral, desde a estrutura física ao acervo documental com a finalidade de sugerir um plano de reestruturação, baseados em fundamentos técnicos. Contudo, foi observado que o melhor método a ser aplicado é o numérico, que apresenta uma organização fácil e rápida, e garante uma maior segurança nos documentos, pois só terão acesso aos documentos existentes, os funcionários que necessitam de sua consulta. Entretanto, este projeto tem a intenção de facilitar a busca de documentos e o arquivamento de novos documentos para aperfeiçoar maiores espaços.